Persondatapolitik

Persondataansvar hos Nettolager

 

Vi tager beskyttelse af dine persondata alvorligt

Vi har vedtaget denne persondatapolitik, der gælder for alle Nettolagers medarbejdere i forbindelse med behandlingen af persondata.

Persondatapolitikken indeholder en beskrivelse af, hvordan vi behandler persondata om vores kunder, samarbejdspartnere, leverandører og andre parter, som vi håndterer persondata omkring som led i vores arbejde eller til opfyldelse af andre formål. I det kommende anvendes alene termen ’kunder’, uanset at denne politik også gælder for ovennævnte øvrige parter, som virksomheden behandler persondata om.

Nettolager anvender cookies i forbindelse med virksomhedens hjemmeside. Vi henviser i den forbindelse til den cookie politik, som er tilgængelig på vores hjemmeside www.nettolager.dk/cookies/

For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri, eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

 

Vi er dataansvarlige

Når vi behandler persondata om kunder, samarbejdspartnere, leverandører og andre (typisk medarbejdere eller kontaktpersoner hos disse) som led i driften af vores virksomhed, er vi at betragte som dataansvarlige. Nedenfor har vi angivet de typiske situationer ud fra vores relation til dig.

 

Behandling af personoplysninger for dig som kunde:

Når vi håndterer personoplysninger om eller for dig, gør vi det for at indgå eller gennemføre en aftale med dig som vores kunde. Vi vurderer, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke personoplysninger, der er nødvendige og relevante og hvor længe personoplysningerne skal opbevares.

Når vi er dataansvarlig i forhold til dine persondata, betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen. Du kan læse mere i afsnittet ”Dine rettigheder”.

 

Behandling af personoplysninger for andre parter end kunder:

I forbindelse med varetagelsen af opgaver for vores kunder, vil der være situationer, hvor vi, til vores egne formål, skal håndtere personoplysninger om andre parter med relation til vores kunder, f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, aftaleparter og vores kunders kontaktpersoner. Overfor sådanne parter er vi også dataansvarlige.

Det betyder, at vi skal sikre opfyldelse af den registrerede persons rettigheder efter persondatalovgivningen. Du kan læse mere i afsnittet ”Dine rettigheder”.

 

Behandling af personoplysninger som led i jobansøgning og rekruttering:

Som dataansvarlig for persondata som modtages i en jobansøgning, skal vi sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”). Nettolager har udarbejdet en særskilt politik for behandling af persondata i forbindelse med rekruttering, som du finder her 

 

Kontaktoplysninger

Nettolager har udpeget en overordnet ansvarlig for virksomhedens behandling af persondata. Du kan kontakte Brian Hansen, kundeservice@nettolager.dk.

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

Hvis vi indhenter data om dig fra andre, f.eks. en leverandør, myndighed eller samarbejdspartner, oplyser vi dig om det senest 30 dage efter, vi har indhentet dine persondata – men normalt hurtigere. Vi oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver os adgang til at indhente dine persondata.

 

 

Behandling af persondata

 

Vi anvender flere typer persondata

Vi anvender de persondata, som er nødvendige og relevante for varetagelsen af den konkrete opgave for vores kunder. 

De data, vi anvender, kan – afhængig af karakteren af opgaven – omfatte:

 

Almindelige persondata

Almindelige persondata kan f.eks. være oplysninger om navn, adresse samt yderligere kontaktoplysninger.

 

CPR-numre

CPR-numre behandles alene for ansatte medarbejdere i koncernen, og vi har ikke brug for dit CPR-nummer i forbindelse med f.eks. en jobansøgning, se nærmere herom i koncernens politik for behandling af persondata i forbindelse med rekruttering, som du finder her

 

Følsomme oplysninger

Vi foretager ikke behandling af følsomme persondata om vores kunder eller samarbejdspartnere.

 

Oplysninger om strafbare forhold

Herudover videoovervåger vi vores lokaler med henblik på at forebygge kriminalitet. Videregivelse vil kun ske til politiet og i forbindelse med henblik på anmeldelse og opklaring af kriminalitet.

Billede- og lydoptagelse i forbindelse med videoovervågningen gemmes i op til 60 dage, hvorefter det bliver slettet.

 

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer persondata til bestemte formål i forbindelse med varetagelse af opgaver for vores kunder eller som led i vores egne forretningsmæssige formål.

Vores baggrund for at behandle persondata er at varetage en opgave eller indgå og opfylde en aftale med vores kunde.

Vi bruger også dine kontaktoplysninger til at sende nyhedsbreve. Du kan til enhver tid meddele os, at du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsmails. Af hver nyhedsmail fremgår et link, du kan bruge til afmelde nyhedsmailen.

 

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata

Vi behandler kun persondata om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Vi anvender således ikke andre persondata, end dem vi har brug for til det konkrete formål. 

 

Derudover behandler vi kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.

 

Det kan være bestemt ved lovgivning, hvilken type persondata, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse, som påhviler os i henhold til lovgivning.  

 

Med henblik på at sikre, at vi alene behandler relevante og nødvendige persondata for hvert af vores bestemte formål, sikrer vi, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også via interne retningslinjer, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.

 

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi IT-løsninger og har vedtaget retningslinjer, der sikrer, at persondata kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

 

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende.

 

Da vores service er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig om at sørge for at opdatere dine persondata, hvis der er relevante ændringer i dem. Du skal selv ændre oplysninger enten via login på vores hjemmeside eller via nettolagers app.

 

For at sikre kvaliteten af dine persondata, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af de pågældende persondata. 

 

Persondata indhentet i forbindelse med behandlingen af konkrete opgaver vil blive opbevaret en passende periode efter opgavens afslutning. Dette vil normalt være i en periode på 5 år, blandt andet med udgangspunkt i Bogføringslovens regler. Såfremt data om dig i en konkret sammenhæng bliver opbevaret i længere tid, vil du modtage oplysning herom i forbindelse med indsamlingen af oplysningen.

 

Vi har altid et lovligt grundlag for at behandle dine persondata

Når vi behandler dine persondata, sikrer vi os, at vi altid har et lovligt grundlag for at behandle dine oplysninger.

Som oftest behandler vi dine oplysninger for at kunne indgå og opfylde en aftale med vores kunder og med udgangspunkt i vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

 

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og – såfremt det er nødvendigt - beder vi om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

 

Vi videregiver ikke dine persondata uden et lovligt grundlag

Vi sikrer os altid, at der er et lovligt grundlag, inden vi videregiver dine persondata til tredjepart.

 

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtede til at videregive dine persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed.

 

Vi videregiver ikke dine persondata til modtagere i tredjelande, dvs. lande udenfor EU/EØS-området. 

 

 

Sikkerhed

 

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

 

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler eventuelle persondata, der afdækker oplysninger om personlige interesser og oplysninger, som i øvrigt anses at være fortrolige. Vi kontrollerer den faktiske adgang gennem tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.

 

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt og i henhold til de i lovgivningen fastsatte regler herom.

 

Såfremt dine persondata behandles af en ekstern samarbejdspartner/underleverandør, f.eks. i forbindelse med en cloud-løsning, sikrer vi os, at der er indgået databehandleraftale og at den pågældende samarbejdspartner har betryggende sikkerhedsprocedurer, og at efterlevelse af disse løbende auditeres, f.eks. ved anvendelse af it-leverandører, der opretholder en relevant certificering om IT- og informationssikkerhed.

 

 

Dine rettigheder

 

Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har som kunde til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

 

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de persondata, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores persondataansvarlige, se ovenfor.

 

Du har som kontaktperson for en af vores kunder ret til at blive slettet som kontaktperson.

 

Såfremt du ikke er kunde, men vi behandler persondata om dig som led i en opgave for en kunde, f.eks. for din arbejdsgiver, har du som udgangspunkt ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores persondataansvarlige, jf. ovenfor. 

 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. 

 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder f.eks., hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet lovligt grundlag for behandling af dine persondata. Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

 

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne ovenfor til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata. 

 

Du har ret til at modtage dine egne data i elektronisk form (ret til dataportabilitet)

Du har ret til – i elektronisk form - at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler persondata om dig som led i en kontrakt, hvor du er aftalepart, kan du også få tilsendt dine data.

 

Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format via e-mail.

 

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse. 

 

Du kan klage over uretmæssig behandling af dine persondata

Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine persondata, bør du først drøfte dette med din kontakt hos Nettolager. Du kan også klage til den person, som kontoret har udpeget som ansvarlig for persondataspørgsmål, jf. ovenfor.

Mener du, at dine persondata ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se nærmere herom på www.datatilsynet.dk.